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La transformación digital no solo ha cambiado la forma en la que nos comunicamos o compramos, también ha impulsado la manera en la que facturamos.
Pero antes de conocer el proceso, veamos qué es la factura electrónica:
La factura electrónica es un documento digital que valida una transacción y reemplaza la tradicional factura en papel. Su objetivo es que las empresas tengan mayor trazabilidad y transparencia en sus operaciones comerciales, cumpliendo con lo establecido por la entidad tributaria.
¿Cuáles son las ventajas de esta modalidad? ↓
- Seguridad garantizada.
- Procesos más ágiles.
- Menor impacto ambiental.
- Integración con tus sistemas contables.
- Facilita auditorías y control fiscal.
¿Por qué deberías implementar la factura electrónica?
Si aún estás usando documentos físicos para facturar, es momento de adaptarte a esta opción que pronto podría dejar de ser solo eso.
Aquí te compartimos algunas razones clave:
🗸 Cumples con la normativa → en países como Ecuador, Colombia, Bolivia, Costa Rica y República Dominicana, la Factura Electrónica es obligatoria para la mayoría de los contribuyentes. No implementarla puede traer sanciones.
🗸 Automatizas procesos y ahorras tiempo → gracias al formato electrónico, la información se puede integrar automáticamente a los sistemas contables, evitando errores humanos y mejorando la eficiencia operativa.
🗸 Mejora el control fiscal y contable → el seguimiento y auditoría son más ágiles, ya que los documentos se generan con trazabilidad y seguridad. También facilita la declaración de impuestos.
🗸 Reduces el impacto ambiental → menos papel, menos tinta, menos archivos físicos que almacenar. La factura electrónica contribuye a una operación más sostenible.
🗸 Agiliza la entrega y recepción → la validación previa permite que la factura se envíe de forma automática y llegue en segundos al cliente, sin pérdidas ni retrasos.
¿Qué pasa si no facturas electrónicamente?
→ Riesgo de sanciones: las autoridades tributarias pueden multarte por no cumplir con la obligación de facturar electrónicamente.
→ Pérdida de oportunidades comerciales: muchos aliados, empresas grandes o entidades estatales solo aceptan facturas electrónicas.
→ Desventaja competitiva: tus procesos seguirán siendo más lentos, costosos y menos eficientes frente a negocios que ya se digitalizaron.
¿Y cómo empiezo?
No necesitas hacerlo solo. Puedes apoyarte en un proveedor tecnológico autorizado, que te facilite la generación, validación, emisión y almacenamiento de tus facturas electrónicas. Algunos incluso integran la solución con tu sistema contable actual.
La factura electrónica se genera en un formato estructurado, como XML, y requiere una validación previa por parte de la autoridad tributaria antes de ser emitida al cliente. Este proceso garantiza su autenticidad, integridad y trazabilidad.
Ahora, te estarás preguntando y qué se necesita para la emisión de una factura electrónica, veamos paso a paso ↓
¿Y cómo se emite una factura electrónica?
Si quieres conocer este proceso, nosotros hemos desarrollado la tecnología para hacer de la Facturación Electrónica una solución que se integra con tu sistema.
¿De qué solución te estamos hablando?
De eDoc, y su emisión es muy sencilla:
- El sistema de facturación envía la información al servidor eDoc → toda la información de la venta (cliente, producto, valor, impuestos) se carga en tu sistema de facturación y luego se manda a eDoc. Nuestro servidor es quien se encarga del contacto directo con la entidad tributaria.
- Se genera un archivo XML → el servidor eDoc crea un archivo XML con toda la información de la factura y lo firma electrónicamente para garantizar su autenticidad e integridad.
- Conexión con el ente tributario → una vez firmado, el archivo se envía al servidor del ente tributario correspondiente.
- Validación oficial → el servidor del ente tributario valida que la factura cumpla con todos los requisitos legales y técnicos. Si todo está en orden, aprueba el documento y llega a eDoc.
- ¡Factura enviada al cliente! → y, lo mejor, al instante, eDoc se encarga de mandar la factura aprobada directamente al correo electrónico del cliente final.
- Seguimiento de tus facturas → la factura queda disponible para ser consultada desde la plataforma de eDoc, para mayor transparencia y control. Allí puedes visualizar el PDF de la factura junto con el código de control desde tu sistema de facturación. ¡Y listo!
¿Y para qué sirve el código de control?
El código de control es como la cédula de la factura. Permite identificarla, verificar su validez y evitar fraudes. Es único, irrepetible y fundamental para cumplir con la normativa tributaria.
Pero, espera, aún no te hemos contado la mejor parte. ↓
Este software es ideal para empresas medianas, grandes o con procesos complejos. Ya que es una plataforma robusta en la nube, que se conecta con:
🗸 Tus programas de contabilidad y gestión (ERP), como SAP (en todas sus versiones, tales como ByDesign, SAP Business One, SAP R3, SAP S/4 Hana, SAP ECC, entre otros), Dynamics AX, Oracle, SAGE y más.
🗸 También te permite generar diversos tipos de documentos electrónicos: facturas, notas de crédito, guías de remisión, y otros.
La protección de tus datos es clave para nosotros. Por eso, siempre vas a estar respaldado, pues contamos con la certificación ISO 27001:2013, que asegura el cumplimiento de normas internacionales en gestión de seguridad de la información.
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Escrito por: Catalina Bonnet
