Tiempo de lectura: 3 minutos ⌚
Los procesos de negocio se documentan y gestionan, para tener mayor trazabilidad de la información. Esta actividad se realiza –o debería realizarse- mediante softwares y aplicaciones especializadas, para una mayor efectividad.
Esto se conoce como automatización de procesos en el campo de la tecnología de la información.
Cualquier empresa, sin importar su tamaño, se beneficia de esta automatización para llevar a cabo sus operaciones diarias. Esta herramienta les permite manejar de forma más eficiente las tareas repetitivas y administrativas.
¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?
RPA, que significa Automatización de Procesos Robóticos, es una tecnología que utiliza robots de software, llamados “bots”, para digitalizar tareas manuales y repetitivas en el entorno empresarial.
Estos bots pueden encargarse de actividades como la entrada de datos, la gestión de correos electrónicos y el procesamiento de facturas, entre otras.
Gracias a su capacidad para realizar estas tareas con rapidez y precisión, los robots RPA ayudan a optimizar el tiempo y reducir los errores humanos. Además, su habilidad para integrarse con diferentes sistemas y aplicaciones empresariales permite una automatización más completa y eficiente de los procesos de negocio.
Tipos de RPA
Existen tres categorías de RPA, que se diferencian según su nivel de complejidad y la capacidad para manejar tareas más avanzadas:
RPA Básico: este tipo de RPA es el más simple y se usa para automatizar tareas sencillas y repetitivas, como la entrada de datos en formularios y la organización de correos. Generalmente, funciona bajo reglas fijas y no puede aprender o adaptarse a nuevas situaciones.
RPA Inteligente: esta variante de RPA puede aprender por sí misma mediante inteligencia artificial (IA) y técnicas de aprendizaje automático. Puede identificar patrones y hacer predicciones a medida que recibe más datos, permitiéndole manejar tareas más complejas, como la toma de decisiones y la resolución de problemas.
RPA Cognitivo: este es el nivel más avanzado de RPA, que incorpora tecnologías como el procesamiento de lenguaje natural, la visión por computadora y el reconocimiento de voz.
Está diseñado para imitar la forma en que los humanos entienden y procesan la información, permitiéndole realizar tareas que requieren comprensión del lenguaje, como la clasificación de documentos y la atención a la cliente automatizada.
¿Por qué es importante la automatización?
La automatización de procesos robóticos (RPA) está transformando radicalmente la forma de trabajar en las empresas al simplificar y acelerar las tareas diarias. Al adoptar RPA, las organizaciones obtienen una serie de beneficios importantes:
- Menos errores en la entrada de datos: los bots automatizados realizan tareas con gran precisión, reduciendo los errores humanos asociados a la entrada de datos.
- Mayor velocidad de ejecución: la automatización acelera la realización de tareas repetitivas, permitiendo que se completen más rápido que con métodos manuales.
- Reducción de costos operativos: al automatizar tareas rutinarias, las empresas pueden disminuir los gastos asociados con la mano de obra.
- Mejor uso del talento humano: los empleados se liberan de tareas repetitivas y pueden enfocarse en actividades más estratégicas y de mayor valor.
- Mejor cumplimiento normativo: los procesos automatizados siguen estrictamente las normas y regulaciones, ayudando a evitar problemas de cumplimiento.
- Mayor flexibilidad empresarial: la automatización permite a las empresas adaptarse rápidamente a cambios en el mercado y en las operaciones.
- Procesos más transparentes: la automatización proporciona una visión detallada de los procesos, facilitando el seguimiento y la mejora continua.
La implementación de RPA revoluciona la operación empresarial, impulsando la eficiencia, reduciendo costos y optimizando el uso del talento humano. Esta estrategia no solo mejora las operaciones diarias, sino que también prepara a las empresas para afrontar retos futuros con mayor agilidad y exactitud.
¿En qué áreas se pueden aplicar las RPA?
A continuación, te presentamos ejemplos concretos de cómo los bots de software pueden transformar diversas funciones empresariales:
Manejo de datos
Antes de RPA: un empleado debía acceder manualmente a un portal web, extraer información financiera y transcribirla a una hoja de Excel. Luego, tenía que subir el informe a alguna plataforma de la nube, como One Drive o Google Drive.
Con RPA: un bot automatiza la tarea conectándose al portal, extrayendo los datos financieros y actualizando el archivo de Excel. Después, el bot sube automáticamente el informe a algunos de esos servicios en la nube, eliminando la intervención manual.
Atención de solicitudes de TI
Antes de RPA: cuando se recibía una petición de cambio de contraseña, un técnico de TI debía interrumpir sus tareas para procesar manualmente cada solicitud.
Con RPA: los bots gestionan automáticamente las solicitudes de cambio de contraseña. Identifican estas tareas basadas en reglas y ejecutan el cambio sin intervención humana, optimizando el tiempo del personal de TI.
Incorporación de personal
Antes de RPA: al contratar a un nuevo empleado, era necesario llenar varios formularios con información repetitiva. Luego, un miembro de RR. HH. debía crear una solicitud para que TI registrara al nuevo usuario en Active Directory y VMware.
Finalmente, RR. HH. tenía que notificar al gerente sobre la incorporación.
Con RPA: un bot maneja el proceso de incorporación desde la recopilación de datos, creando automáticamente las solicitudes para TI y registrando al nuevo usuario en los sistemas correspondientes.
Sin duda alguna el RPA llegó para cambiarlo todo. La pregunta sería: ¿estamos listos para el cambio?
Si te interesan más temas como este, te invitamos a leer: 11 libros esenciales para futuros fundadores de las startups, Estas son las 10 habilidades digitales más demandadas en 2024 que tienes que conocer, WhatsApp para emprendedores: esta nueva función los sorprenderá.
Escrito por: Catalina Hurtado
