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Si eres un empresario o emprendedor, debes saber lo complicado que puede ser manejar una gran cantidad de documentos fiscales, sobre todo las facturas.
Y esa carga, para el primer caso, suele recaer para el contador interno de la empresa y su equipo. Para el segundo caso, suele recaer en un contador externo o incluso en el mismo emprendedor, que, con conocimientos básicos de contabilidad, lleva adelante su negocio.
En cualquiera de los dos casos, es casi inevitable tener episodios de estrés por situaciones como estas:
- Pérdida o extravío de facturas físicas.
- Facturas físicas que carecen de legibilidad.
- Facturas con errores en cantidades (no coincide).
¿Te ha pasado?
Es terrible y mucho más cuando la fecha de declaración de impuestos o incluso las auditorías llegan y hay más desorden que casa luego de fiesta de Año Nuevo.
Afortunadamente, la Facturación Electrónica llegó y para simplificar este proceso, convirtiéndose en un reductor de costos operativos, minimizando los errores humanos y facilitando el acceso a la información en tiempo real.
Esa sí que es una buena solución, ¿cierto?
Ahora los dolores de cabeza para los contadores tienen los días contados, ¡ja!
¿Por qué más? A continuación, te contamos 5 razones por las que ellos amarán esta modalidad y tú, que estás al frente de tu negocio, también lo harás.
Razón #1: los procesos contables se simplifican
Uno de los primeros y principales beneficios de implementar la emisión de documentos electrónicos es la simplificación de los procesos contables. Olvídate de almacenar montañas de papeles o perder tiempo buscando documentos en archivos físicos.
¡Eso ya es cosa del pasado!
En la parte de la emisión de facturas, cada vez que vendas, dicha información llegará al correo electrónico de tu cliente y quedará almacenado en tu sistema de facturación o ERP.
En la parte de recepción -si contratas un servicio como eDoc Recepción- todas las compras a tus proveedores se registran directo en tu sistema contable, lo que reduce los errores derivados de la transcripción o revisión manual de cada factura electrónica.
Razón #2: Ahorras tiempo muy valioso
El ahorro de tiempo es una variable importante para analizar a la hora de implementar esta tecnología en el negocio, pues al eliminarse la necesidad de imprimir, almacenar y organizar facturas físicas, se reducen los tiempos de respuesta, ya que las facturas llegan de forma inmediata y pueden ser procesadas en tiempo real.
Tu contador ya no se preocupará por organizar papeles o pasar horas buscando documentos. Con solo unos pocos clics, puede acceder a todas las facturas electrónicas que necesite revisar en tiempo real.
Así la declaración de impuestos será más ágil y ese tiempo ganado tu contador podrá destinarlo a mejorar sus procesos, capacitarse, capacitar al equipo, en fin. Ya no habrá tiempo perdido y lo que quede ahora sí será ganancia.
Razón #3: Adiós a los errores
Una gran parte de los errores asociados con las facturas físicas se encuentran en la información, puesto que, o está borrosa o no está bien registrada, lo cual trae serios retrasos.
Imagínate que un proveedor vino de muy lejos con una factura ya emitida desde la oficina de la matriz y de pronto no tiene los datos correctos o los valores están mal calculados.
¿Qué pasa en ese momento?
O debes aceptar la factura como “prenda”, mientras te traen otra, o te molestas y no compras nada, o el vendedor se molesta contigo o con la contadora de su empresa.
¡Qué rollo!
Eso no pasa con las facturas electrónicas, pues cada una se registraae forma exacta, reduciendo significativamente los márgenes de errores.
En la actualidad se minimiza el riesgo de recibir documentos incompletos o mal emitidos, ya que, la mayoría de los sistemas de Facturación Electrónica están diseñados para validar automáticamente que los datos sean correctos antes de que se emita y que llegue al cliente.
Tu contador tendrá menos trabajo en cuanto a la revisión de las facturas, y una mayor tranquilidad al asegurarse que siempre existirá validación de información antes de que salga del negocio.
Razón #4: Reducción de riesgos legales
Emitir facturas electrónicas no solo facilita la gestión contable, sino que también te ayuda a cumplir con las normativas fiscales en la actualidad, reduciendo los riesgos legales.
Estos sistemas están diseñados para seguir las regulaciones fiscales de cada país. En GuruSoft, por ejemplo, enviamos constantemente comunicados u organizamos webinars, para que estén al tanto de las actualizaciones en materia de Facturación Electrónica.
Esto hace que siempre pueda estar tranquilo, sabiendo que a su lado tiene un proveedor que siempre le tiene informado y le plantea una solución.
Ahora, en el marco del cumplimiento de la normativa tributaria, se asegura que todas las facturas sean emitidas de forma correcta y estén listas para ser auditadas si fuera necesario.
Eso quiere decir que tu área contable tendrá un mayor control y transparencia. ¿Cómo lo ves?
Razón #5: Se terminó el miedo a las auditorías contables
Gracias a este sistema, el registro digital y al almacenamiento se vuelve más organizado y ahora tu contador podrá generar informes y acceder rápidamente a los documentos necesarios en caso de una auditoría.
Esto facilita las revisiones fiscales y reduce el estrés de tener que buscar documentos dispersos.
Qué bien cuando todo está organizado, ¿cierto?
Que venga el auditor que venga, no tendrás miedo en lo absoluto.
En GuruSoft nos gusta ayudar a los contadores
Si aún no has dado el paso hacia la digitalización de tu facturación, este es el momento perfecto para hacerlo. ¡Tu contador (y tu bolsillo) te lo agradecerán!
En Gurusoft implementamos este sistema y capacitamos a tu equipo contable, financiero y del área de facturación, para que sean peritos en su manejo.
Si quieres dar un paso adelante en tu proceso de integración, puedes escribirnos a info@guru-soft.com o visitarnos en nuestro sitio web www.guru-soft.com.
Además, te invitamos a explorar más contenido útil en nuestro blog, con temas tales como: Beneficios de la Facturación Electrónica para los emprendedores y Cómo beneficia la Facturación Electrónica al ecommerce.
Escrito por: Saraí García.
