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El emprendimiento ha cobrado gran importancia en la actualidad. Los emprendedores son personas que buscan oportunidades para iniciar negocios, innovar y atender las necesidades del mercado. Sin embargo, este sector está repleto de términos y conceptos que pueden resultar confusos para quienes están comenzando.
Por esta razón, hemos creado una guía que te ayudará a entender los conceptos más relevantes en el ámbito del emprendimiento, incluyendo nociones sobre facturación y aspectos digitales. Con este recurso, podrás tener una mejor comprensión de esta actividad y aprender a moverte en el entorno empresarial actual.
En esta guía, encontrarás una selección de términos imprescindibles, como firma digital y ERP, que todo emprendedor debe conocer para triunfar. Aprovecha esta oportunidad para sumergirte en los conceptos fundamentales del emprendimiento con nuestro diccionario. ¡Comienza tu aprendizaje ahora!
Términos clave de la Facturación Electrónica
Hoy te presentamos el Diccionario de los emprendedores que contiene (n) de términos que debes conocer si estás interesado en incluir la factura electrónica en tu negocio:
A
API (Interfaz de Programación de Aplicaciones)
La interfaz de programación de aplicaciones es un conjunto de normas y protocolos que permite que diferentes aplicaciones de software se comuniquen entre sí. Actúa como un puente que facilita la interacción entre diversas aplicaciones, lo que a su vez permite el intercambio seguro y eficiente de datos y funcionalidades.
Autenticación
Se refiere al proceso de confirmar la identidad de un individuo o entidad. En el contexto de la Facturación Electrónica, esto implica implementar procedimientos que aseguren que las facturas generadas y recibidas son legítimas y que su información no ha sido alterada.
- Prevención del fraude: puede evitar diversas actividades fraudulentas, como la emisión de facturas falsas o la suplantación de identidades.
- Cumplimiento de regulaciones: a nivel mundial, muchos países cuentan con normativas específicas sobre la facturación, ya que juega un papel clave en asegurar que las facturas cumplen con las leyes fiscales pertinentes, facilitando así procesos de auditoría y reduciendo el riesgo de posibles sanciones.
C
Certificado digital
Es un documento que vincula de manera segura una clave pública con la identidad de su propietario. Este certificado es esencial para el intercambio seguro de claves que se utilizan en procesos de cifrado y autenticación. La utilización de certificados digitales ofrece múltiples ventajas. Permite realizar trámites de manera ágil, eliminando la necesidad de desplazamientos y optimizando el tiempo.
Certificación de Factura Electrónica
Un certificado es un documento que emite una autoridad de certificación, utilizado para identificar a una persona física o jurídica a través de claves específicas. Su función principal es validar y certificar que una firma electrónica corresponde a una persona o empresa determinada.
Se pueden presentar en:
- Formato tarjeta: como un documento físico.
- Archivo digital: También puede existir como un archivo que se guarda en una computadora.
Comprobantes digitales
Es un documento digital que válida una transacción comercial. A diferencia de las facturas en papel, estos comprobantes se generan electrónicamente y tienen reconocimiento legal.
Estos documentos incluyen información clave, como:
- Emisor: Datos como nombre, dirección y número de identificación fiscal de la empresa que emite la factura.
- Receptor: Información del cliente o comprador que recibe el comprobante.
- Transacción: Detalles sobre los productos o servicios ofrecidos, incluyendo cantidades, precios y el total a pagar.
- Identificación: Un número de serie o folio que actúa como identificador único de cada factura.
- Fecha: El día en que se emitió el comprobante.
- Código de verificación: Un código QR o de barras que permite comprobar la autenticidad del documento y acceder a más información de manera rápida.
E
eDoc Pyme
Un software de Facturación Electrónica se ha desarrollado específicamente para apoyar el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas. Este tipo de herramienta está cambiando los procesos de facturación en América Latina, destacando en países como Ecuador, Colombia, Panamá y Bolivia. Gracias a su diseño innovador, las empresas pueden emitir documentos tributarios de manera rápida y segura, aprovechando todas las ventajas del formato digital.
ERP
Se define como sistemas de planificación de recursos empresariales; la facturación se integra como una herramienta especializada dentro del ámbito de los sistemas ERP, enfocada en mejorar la eficiencia del proceso. Este tipo de sistema maneja todas las etapas del ciclo de facturación, desde la generación y envío de facturas electrónicas hasta el seguimiento de los pagos recibidos.
Además de optimizar la facturación, este sistema permite a las empresas adaptarse a las normativas legales y fiscales vigentes, asegurando que todos los procesos cumplan con los requisitos establecidos. Esto no solo simplifica la gestión financiera, sino que también minimiza el riesgo de errores y sanciones.
F
Facturación Electrónica
Es un documento digital que tiene la misma validez que una factura en papel, pero con la ventaja de ser procesado de manera electrónica. Este tipo de comprobante se genera utilizando una firma electrónica avanzada, lo que garantiza su autenticidad y cumplimiento con las regulaciones fiscales pertinentes.
Comenzó en algunos países hace más de una década. Sin embargo, su adopción a gran escala en los últimos años ha sido un factor clave en la modernización y digitalización de las empresas.
Firma digital
Una solución con múltiples usos en diversas áreas, como el comercio electrónico, la distribución de software y la administración de contratos. Estas herramientas son esenciales en situaciones que requieren la verificación de documentos y la prevención de modificaciones no autorizadas.
El funcionamiento de las firmas digitales se basa en técnicas criptográficas y métodos matemáticos que aseguran que los mensajes o documentos electrónicos sean auténticos y no hayan sido alterados. Aunque tienen similitudes con las firmas físicas o los sellos, su objetivo es más amplio, ya que proporcionan una forma segura de validar la identidad del firmante.
P
Un archivo PDF de factura es una versión digital que simula la apariencia de una factura impresa, lo que permite visualizarla en dispositivos electrónicos o imprimirla fácilmente. Este formato es útil para el almacenamiento y la presentación a clientes o proveedores que requieran una copia de la factura, facilitando así la gestión documental.
S
Software de facturación
El uso de un software de facturación certificado es esencial para cumplir con las regulaciones y asegurar la emisión efectiva de facturas electrónicas. Estos programas están diseñados para crear facturas que cumplen con los requisitos legales y a menudo se integran con sistemas contables. Además, el software garantiza que las facturas se generen correctamente y estén listas para ser enviadas electrónicamente, incluyendo la firma digital necesaria.
X
XML (Extensible Markup Language)
El archivo XML agrupa toda la información de una Factura Electrónica en un formato organizado, permitiendo así el intercambio eficiente de datos entre diversas plataformas.
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Escrito por: Catalina Hurtado
