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Cuando la tecnología llega y lo tradicional se va, se disparan las controversias.
Pasó cuando cambiamos de teléfonos con teclas a las pantallas táctiles y cuando dejamos las lámparas de queroseno, para dar paso a la electricidad.
¿Por qué ocurre esto?
Por la famosa resistencia al cambio, la cual no solo nos dice que “lo que funciona no se debe cambiar”, sino que todo cambio nuevo podría traer problemas.
Y vamos, que es una actitud hasta cierto punto “normal”, pero si la mantenemos en el tiempo, difícilmente podremos crecer, ¿no?
En ese orden de ideas, la Facturación Electrónica, que es una nueva, pero muy ágil tecnología, ha sido un tema en mucha tendencia en los últimos años en países como Colombia, Ecuador, Panamá y El Salvador –por citar unos pocos ejemplos- debido a su obligatoriedad para el control fiscal, así como también por los beneficios que brinda tanto a empresas como a los consumidores.
Sin embargo, existen varios mitos que pueden generar confusión incluso a la hora de implementarla.
Hoy vamos a desmentirlos.
Los 7 mitos más escuchados sobre la Facturación Electrónica
Mito #1: es costosa y difícil de implementar
Si se compara con los gastos que conlleva la factura física, como son el espacio físico para almacenamiento, mobiliarios, carpetas o folders, servicios de encomienda o traslado, trazabilidad de los documentos hacia los clientes, entre otros, la Facturación Electrónica es más conveniente, pues hace que la empresa ya no destine recursos para aquello.
Estos 2 datos facilitados por la Dirección Nacional de Ingresos Tributarios (DNIT) lo corroboran:
- En emisión: el ahorro varía entre 30% y 75% por factura emitida.
- En gastos de courier: al ya no emitir facturas físicas, el ahorro es casi total, entre el 90% y 100%.
Mito #2: es solo para grandes empresas
Muchos contribuyentes creen que la Facturación Electrónica se limita solo a las grandes empresas, sin embargo, esta nueva tecnología está diseñada para ser implementada por empresas de todos los tamaños, gracias a los beneficios que incluye esta transición.
Dicha implementación está orientada a mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la competitividad, en un mundo que se está digitalizando a pasos acelerados.
Mito #3: ¡Las Facturas Electrónicas no son seguras!
Esta nueva tecnología está respaldada por sistemas de seguridad avanzados, como la encriptación de datos y la firma digital, que garantizan la autenticidad y la integridad de las Facturas.
Podemos confirmar que es más seguro que el manejo de facturas en papel, que pueden ser fácilmente manipuladas, perdidas o dañadas.
Mito #4: es un sistema complicado y difícil de usar
Los sistemas de Facturación Electrónica se han vuelto más accesibles en la actualidad. Plataformas como eDoc Pyme, que ofrece una interfaz intuitiva, amigable, con videos tutoriales y soporte al cliente, garantizan que los usuarios puedan adaptarse rápidamente al nuevo sistema sin dificultad.
Mito #5: Perderé el control de mis facturas, pues no las tendré a la mano
Las facturas electrónicas se almacenan de manera digital. De hecho, las entidades tributarias suelen exigir que los contribuyentes conserven estas durante un periodo de tiempo determinado (que suele ser superiores a 5 años).
Esto significa que, aunque no se necesite mantener un archivo físico, las facturas electrónicas deben ser archivadas adecuadamente en formato digital y protegidas contra la pérdida o alteración.
Esto es beneficioso para los compradores, pues pueden acceder a las mismas desde su correo electrónico o el portal designado por el proveedor tecnológico y también para la empresa emisora, pues puede tomar decisiones más acertadas al tener la información bien almacenada.
Mito #6: Cambiarán las reglas del negocio si se factura en esta modalidad
La adaptación a esta nueva tecnología puede generar temor, ya que las empresas podrían pensar que cambiarán las ‘reglas del negocio’; sin embargo, en realidad, su implementación hará más fácil y rápido el proceso, especialmente en la emisión, recepción y control de documentos.
Esto también se traduce en una mayor eficiencia administrativa. Al ser un sistema con almacenamiento digital, facilitará aún más los procesos internos como las auditorías y así podrán cumplir con sus obligaciones fiscales de manera más ágil y precisa.
Mito #7: si la energía se va, no se pueden emitir documentos electrónicos
Existen soluciones de Facturación Electrónica que permiten emitir sin conexión a Internet, garantizando flexibilidad.
Aunque los dispositivos requieren energía para funcionar, los datos se almacenan de forma segura en servidores externos, esto permite enviar las facturas sin inconvenientes incluso si hay un fallo momentáneo en el suministro eléctrico.
Repasemos las verdades
A partir de los mitos antes mencionados, se pueden mencionar verdades clave sobre la Facturación Electrónica.
Esta tecnología es accesible para empresas de todos los tamaños, ya que existen soluciones económicas en la nube u otras que facilitan su integración directamente en ERP, sistemas contables o desarrollos internos.
A esto es importante añadirle que es fácil de adaptarse a las operaciones y reglas del negocio, lo que permite que el cliente tenga una rápida incorporación, sin ningún tipo de afectación en sus actividades diarias.
Según Rafael Montero, CEO de GuruSoft: “uno de los retos más grandes de todo negocio, cuando contrata algún tipo de tecnología, es adaptarla a su día a día. Una sola pieza que no encaje puede hacer que todo lo planificado se trastoque. En este caso, la Facturación Electrónica no viene a dañar algo, sino a remediar, tanto a nivel de costos como de productividad. Ganamos cuando la integramos a nuestro negocio, sea cual fuere el tamaño”.
La Facturación Electrónica también es segura, ya que tiene procesos de encriptación de datos y cifrados, lo cual asegura su trazabilidad.
Por otro lado, a nivel de obligatoriedad, están almacenadas en la nube por tiempos requerido por las autoridades fiscales.
Conclusión
Si bien algunos mitos pueden generar dudas, las verdades expuestas demuestran que su implementación es beneficiosa e indispensable para el cumplimiento de las normativas fiscales actuales.
Es importante desmentir mitos y conocer las verdades sobre este tema para aprovechar todos los beneficios que ofrece la digitalización a las empresas.
Si tu empresa aún no ha dado el paso hacia la facturación del futuro, ¡es momento de hacerlo!
En GuruSoft contamos con más de 15 años de trayectoria en el mundo del software y conocemos a detalle cómo implementar esta tecnología.
Uno de los puntos que más nos gusta destacar de nuestros servicios es la información que tenemos, lo cual asegura que todos nuestros procesos cuentan con las medidas necesarias para un resguardo seguro y confiable.
Si deseas conocer más de nuestros productos, escríbenos directo a info@guru-soft.com. Queremos conocerte, pero también ayudarte a vivir lo nuevo de la facturación, que no es un mito, sino una gran realidad.
Escrito por: Sarai García
