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En un mundo cada vez más digital, la Facturación Electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para todo tipo de negocios, incluyendo las estaciones de servicio. En este artículo, exploraremos los beneficios que aporta la Facturación Electrónica a las estaciones de servicio.
Contexto de las estaciones servicios
Una estación de servicio, también conocida como bencinera en Chile, bomba en Colombia, Costa Rica, Panamá, República Dominicana y Venezuela, grifo en Perú, y gasolinera en Bolivia, Ecuador, España, México y Guatemala, ha evolucionado mucho con el tiempo.
En un inicio, estas estaciones se enfocaban solo en vender combustible y lubricantes para vehículos. Hoy en día, las estaciones de servicio ofrecen una variedad de servicios adicionales que van más allá de las necesidades de los vehículos.
Dependiendo del país, ahora puedes encontrar en estas estaciones tiendas de conveniencia, pequeños supermercados, talleres mecánicos, servicios de lavado y lubricación de vehículos, entre muchos otros.
Esto las convierte en paradas multifuncionales que facilitan la vida de sus clientes, brindando una experiencia mucho más completa.
Según las regulaciones normativas de cada país para la implementación obligatoria de la Facturación Electrónica, uno de los primeros sectores en implementar este sistema, son las estaciones de servicio ya que son considerados como grandes contribuyentes.
Y esta tecnología ha llegado para convertirse en una herramienta valiosa para optimizar y mejorar la gestión logística de las mismas.
Veamos más de cerca sus beneficios.
Beneficios de la Facturación Electrónica para las estaciones de servicio
Si bien es cierto podríamos generalizar los beneficios para todos los rubros económicos, pues son muy similares, puntualizaremos los que aportan a las estaciones de servicio.
1. Reduce los costos de facturación
Uno de los beneficios más evidentes de la Facturación Electrónica es la reducción de costos. Las estaciones de servicio que adoptan este sistema pueden ahorrar dinero en papel, impresión y envío de facturas.
Además, el almacenamiento digital elimina la necesidad de contar con un espacio físico para archivar documentos, lo que también reduce costos.
Y dichos costos que la empresa ahorra, los puede destinar para invertir en mejoras necesarias para seguir innovando en el servicio.
2. Mejora la trazabilidad y asegura las transacciones con los clientes
Este sistema en línea reduce la tasa de errores y elimina los problemas causados por errores humanos en la cadena de suministro.
Implementar este tipo de software en las estaciones de servicio simplifica la gestión de la cadena de suministro y reduce las fricciones con los clientes, haciendo que las transacciones comerciales sean más fluidas.
La conexión entre el cliente y la empresa es fundamental para cualquier negocio, y una plataforma de facturación electrónica permite a una estación de servicio ofrecer una atención al cliente superior desde el inicio hasta el final.
Además, la optimización de las operaciones se vuelve mucho más manejable, agilizando los procesos en la gasolinera. Con esta herramienta, los propietarios pueden adaptar sus bases de datos, reconocer a los clientes frecuentes y mejorar la gestión general del negocio. Esto no solo reduce el tiempo de espera, sino que también mejora la trazabilidad de todas las operaciones.
3. Cumplimiento normativo
Cumplir con las regulaciones fiscales puede ser un desafío, especialmente para las estaciones de servicio que operan en múltiples jurisdicciones. La Facturación Electrónica facilita este proceso, al garantizar que todas las facturas cumplan con las normativas locales.
Este software, además, se actualiza automáticamente para reflejar cualquier cambio en la legislación fiscal, lo que reduce y prácticamente nulita el riesgo de multas y sanciones.
A nivel contable, como sabemos, podríamos ganar alguna multa o sanción si tuviésemos alguna perdida de facturas físicas.
Ese problema ya no pasaría con este sistema, ya que proporciona un respaldo digital mucho más eficiente y duradero que las facturas en papel.
Esto también resuelve uno de los principales problemas de muchas estaciones de servicio: la enorme cantidad de papel destinada a la facturación, que dificulta una sistematización rápida y eficaz.
4. Transparencia y seguridad de datos
Las facturas electrónicas son más difíciles de falsificar que las facturas en papel. La firma digital y el envío seguro garantizan que la información de la factura no pueda ser alterada.
Además, el almacenamiento digital permite a las estaciones de servicio y a sus clientes acceder a las facturas en cualquier momento, lo que aumenta la transparencia y facilita la resolución de conflictos.
5. Es más sostenible y cuida tu salud
Cambiarse a esta modalidad contribuye a la sostenibilidad medioambiental, al reducir el uso de papel y los residuos asociados.
Las estaciones de servicio pueden destacar este beneficio en sus estrategias de marketing, mostrando su compromiso con prácticas comerciales ecológicas.
Pero no solo eso si no que mejora la salud de varias maneras. Primero, el papel térmico utilizado para las facturas contiene componentes altamente tóxicos para el ser humano.
Segundo, contar con un software que sistematice y optimice la gestión del negocio disminuye considerablemente los niveles de estrés de las personas que lo administran, como por ejemplo los contadores,
Una de las grandes ventajas de esta transición es la mejora en la salud y el bienestar de los empleados, lo que a su vez aumenta la productividad.
Además, esto proporciona una visión más positiva y eficiente del departamento de administración de la estación de servicio.
6. Mejora del servicio al cliente
La rapidez y la precisión de la facturación electrónica mejoran la experiencia del cliente.
Los clientes reciben sus facturas de manera inmediata y pueden acceder a ellas en línea en cualquier momento ya que una factura física se puede perder y para el cliente puede significar un estrés.
Esto también reduce las consultas y quejas relacionadas con la facturación, permitiendo que el personal de la estación de servicio se enfoque en otras áreas del servicio al cliente.
7. Acceso a información en tiempo real
Un software de Facturación Electrónica ofrece acceso a información en tiempo real sobre el estado de las facturas.
Las estaciones de servicio pueden ver rápidamente cuáles facturas han sido pagadas y cuáles están pendientes. Esta visibilidad mejora la gestión de cuentas por cobrar y ayuda a tomar decisiones informadas.
8. Integración con otros sistemas
Esta tecnología se puede integrar fácilmente con otros sistemas de gestión empresarial, como los sistemas de contabilidad y los sistemas de gestión de inventarios como un ERP.
Dicha integración elimina la necesidad de ingresar datos manualmente en múltiples sistemas, lo que reduce errores y mejora la eficiencia del área.
9. Facilita las auditorías
Las auditorías fiscales pueden ser un proceso tedioso y estresante.
Con la Facturación Electrónica, las estaciones de servicio pueden facilitar el acceso a las facturas y a los registros necesarios para la auditoría.
La disponibilidad de documentación digital organizada y accesible simplifica el proceso de auditoría y reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para completarlo.
10. Adaptabilidad y escalabilidad
La Facturación Electrónica es altamente adaptable y escalable.
A medida que las estaciones de servicio crecen y expanden sus operaciones, este software puede ajustarse fácilmente, para manejar un mayor volumen de facturas sin comprometer la eficiencia o la precisión.
Esto es beneficioso para las estaciones de servicio que planean abrir nuevas ubicaciones o expandirse a nuevos mercados nacionales o internacionales.
Implementación de la Facturación Electrónica en una estación de servicio
Este proceso, aunque parezca muy complejo, en realidad no lo es. Existen requisitos normativos particulares, de acuerdo con cada país, pero aquí te daremos algunos pasos que son válidos para todos y pueden facilitar la transición:
Seleccionar un proveedor con trayectoria: es crucial que elijas un proveedor que ya tenga experiencia en el país e incluso en otros, pues aquello demuestra que su capacidad de adaptación a las legislaciones particulares es bastante ágil.
Asegúrate de que el software sea fácil intuitivo y ofrezca soporte técnico especializado. Si tiene departamento SAP interno, por ejemplo, es una muy buena señal.
Capacitación del personal: el personal de la estación de servicio debe recibir capacitación sobre cómo usar el nuevo sistema de facturación.
Esta capacitación debe incluir cómo generarlas y también cómo explicar de manera adecuada al cliente dónde puede acceder a las mismas.
Comunicación con los clientes: como complemento al punto anterior, es necesario informar a los clientes sobre el cambio de la facturación de papel a la lectrónica. Explica los beneficios y cómo recibirán sus facturas en el futuro. Proporciona un canal de soporte para responder cualquier pregunta o inquietud.
Prueba y monitoreo: antes de lanzar en productivo el sistema de Facturación Electrónica, realiza las pruebas necesarias, para asegurarte de que todo funcione correctamente.
Después del lanzamiento, monitorea el sistema y recopila feedback para realizar ajustes según sea necesario.
Implementar este sistema es un gran paso hacia adelante y con el software adecuado y una planificación cuidadosa, el proceso puede ser fluido y beneficioso para todas las partes involucradas.
Si aún no has considerado la Facturación Electrónica para tu estación de servicio, ahora es el momento perfecto para explorar esta opción y pasarte al mundo digital.
Queremos ayudarte en este proceso
En GuruSoft conocemos el funcionamiento de la Facturación Electrónica y cómo implementarla, pues lo hemos hecho en más de 5.000 clientes en toda Latinoamérica, de diferentes rubros y hasta de estaciones de servicio.
Y lo que más nos ha llenado de satisfacción es saber que cuando nuestros clientes la han implementado con nosotros, pudieron disfrutaron de todos los beneficios que te comentamos anteriormente.
Nos integramos también a cualquier ERP, sea SAP, Dynamics, Oracle, Odoo, JD Edwards, Sage 50, Quickbooks, Aloha, desarrollos propios, sistemas de facturación, entre otros.
Tenemos también la certificación ISO 27001:2013, la cual asegura el correcto manejo de la información de nuestros clientes, con los más altos estándares internacionales en seguridad de la información.
Agenda de manera gratuita una reunión con nosotros en info@guru-soft.com, para que podamos mostrarte cómo pasarte al mundo digital es una buena decisión para el presente y el futuro.
Escrito por: Paola Jara
