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La Comisión Europea ha publicado su segundo informe sobre el progreso de los estados miembros de cara a la Década Digital 2030. Este año, se ha incluido una evaluación de las estrategias nacionales para 2030, junto con recomendaciones basadas en datos y objetivos establecidos.
Entre las iniciativas españolas destacadas se encuentra el apoyo al crecimiento de nuevas empresas emergentes, alineando sus metas con las tecnologías de la información y comunicación.
El informe revela tendencias positivas: el 60% de los españoles confía en que el acceso a Internet de alta velocidad será asequible y el 62% está satisfecho con sus habilidades digitales.
En ese contexto, en que tanto la tecnología como las habilidades digitales están creciendo a ritmo vertiginoso, una herramienta aparece como gran disruptora: la Facturación Electrónica.
La Facturación Electrónica como gran aliada digital en España
En España, la Facturación Electrónica es obligatoria para las transacciones con la administración pública desde 2015. La Ley 25/2013 exige que las facturas se emitan en formato Facturae, para relaciones comerciales.
Desde 2018, este requisito también se aplica a subcontratistas y contratistas, quienes deben presentar sus facturas de manera digital.
Esta transición del papel al formato digital es crucial para las empresas que buscan mejorar sus procesos administrativos y reducir costos.
La implementación de esta tecnología permite a las empresas generar facturas de manera rápida y segura, eliminando la necesidad de papel y envíos físicos, lo cual también aporta al cuidado del medioambiente, con la disminución de la tala de árboles y emisión de CO2.
La Ley Crea y Crece, promulgada el 28 de diciembre de 2022, extendió la obligación de Facturación Electrónica al sector privado. Según el artículo 12 de esta ley, “todas las empresas y autónomos deben emitir y enviar facturas electrónicas en sus transacciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
Cronograma para la implementación de esta modalidad
La aplicación de esta normativa no comenzará hasta que se apruebe el reglamento correspondiente. La aprobación del reglamento para la Facturación Electrónica, que incluirá a autónomos y pequeñas empresas, está cada vez más próxima.
Una vez aprobada, se iniciará el periodo de adaptación para las empresas. Es importante considerar los siguientes plazos:
Plazo de adaptación de 1 año
Se espera que el reglamento para la implementación de esta modalidad se apruebe a finales de 2024 o principios de 2025. Con la entrada en vigor de esta normativa, las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros tendrán un año para incorporarla en todas sus operaciones comerciales.
Este plazo permitirá a estas empresas alinearse a los nuevos requisitos y garantizar que todos los procesos de facturación se realicen digitalmente. Así, tendrán hasta finales de 2025 o principios de 2026 para cumplir plenamente con las disposiciones del reglamento.
Plazo de adaptación de 2 años
Las empresas y autónomos con ingresos anuales inferiores a 8 millones de euros dispondrán de un período más extenso para adaptarse a la Facturación Electrónica. Según las últimas actualizaciones de la Agencia Tributaria, estos contribuyentes tendrán tres años, en lugar de dos, para ajustarse a la nueva normativa desde la fecha de entrada en vigor del reglamento.
Si el reglamento se aprueba a finales de 2024 o principios de 2025, las empresas y autónomos con facturación menor a 8 millones de euros deberán implementarla antes de finales de 2027 o principios de 2028.
Para 3 años después
A partir de 2027, todas las empresas deberán informar a la Agencia Tributaria o a sus proveedores sobre el estado actual de sus facturas.
Modalidades de facturación electrónica
La Facturación Electrónica en España se clasifica en dos tipos principales:
- Formato estructurado
Este tipo de factura se genera y gestiona automáticamente por el sistema de facturación del emisor, sin necesidad de intervención manual.
Otros formatos estructurados comunes incluyen XML y XLS, que permiten un procesamiento uniforme y eficiente de los datos.
- Formato no estructurado
Estas facturas se presentan como imágenes, generalmente en formato .pdf. Para convertir estas imágenes en datos procesables, se emplea tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que digitaliza el contenido y facilita su manipulación y almacenamiento adecuado.
Alternativas para la emisión de facturas electrónicas
Con la próxima implementación del reglamento de facturación y el periodo de adaptación de uno a tres años, los autónomos y las pequeñas empresas tendrán dos opciones principales para cumplir con la obligación de emitir facturas electrónicas.
La primera es utilizar un software de Facturación Electrónica de pago, diseñado específicamente para crear, enviar y gestionar facturas electrónicas de manera eficiente y profesional.
La segunda es emplear la plataforma pública gratuita que la Administración Tributaria está desarrollando, la cual permitirá a los negocios enviar y recibir facturas electrónicas sin coste adicional, ofreciendo una alternativa accesible para quienes prefieran no invertir en un software privado (en primera instancia).
Requisitos para la facturación electrónica en España
La normativa española sobre Facturación Electrónica establece una serie de requisitos para garantizar una implementación eficaz y una correcta gestión del sistema. Los aspectos fundamentales para los negocios en línea son los siguientes:
- Emisión y recepción de facturas: es obligatorio para empresas y profesionales emitir, enviar y recibir facturas electrónicas utilizando plataformas autorizadas, ya sea a través de servicios privados aprobados o la solución pública proporcionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
- Envío de registros: las empresas que opten por no utilizar la plataforma pública deben enviar copias de sus facturas en el formato Facturae a la AEAT, para asegurar un seguimiento preciso y completo.
- Actualización de datos: emisores y receptores deben enviar informes digitales con el estado actual de las facturas, asegurando transparencia en el proceso.
- Interoperabilidad: los proveedores de Facturación Electrónica deben garantizar que sus sistemas sean compatibles con otras plataformas, facilitando la comunicación entre usuarios.
- Almacenamiento de documentos: los destinatarios están obligados a guardar las facturas electrónicas por un mínimo de cuatro años, cumpliendo con las normas de archivo establecidas.
- Fácil acceso: los proveedores deben permitir a los usuarios ver, descargar e imprimir las facturas electrónicas, asegurando que los documentos estén disponibles cuando se necesiten.
En GuruSoft respiramos Facturación Electrónica
La transición a esta nueva tecnología puede parecer un desafío, pero con el respaldo adecuado, este proceso puede ser más sencillo de lo que imaginas.
Esto lo sabemos bien, porque la hemos implementado con éxito, durante más de 11 años, en multinacionales del sector bancario, consumo masivo, petróleos, telecomunicaciones, servicios, entre otros rubros, así como también en grandes, medianas y pequeñas empresas.
Entre los beneficios que reciben nuestros clientes están:
- Experiencia y confianza: Nuestra plataforma eDoc ha sido implementada con éxito en más de 1.000 sistemas de facturación, sirviendo a más de 5.000 clientes de diferentes sectores.
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- Integración versátil: eDoc, nuestro software de Facturación Electrónica, se integra ágilmente con diversos sistemas ERP, incluidos SAP, Dynamics, Oracle, JD Edwards, Odoo, SAGE, así como desarrollos internos y sistemas de facturación personalizados.
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- Cumplimiento regulatorio: Nuestro software está diseñado para asegurar que tu empresa cumpla con las normativas vigentes determinadas por la Administración Tributaria.
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- Seguridad de la información: Contamos con la certificación ISO 27001:2013, que garantiza el cumplimiento de los más altos estándares de seguridad de la información, protegiendo la confidencialidad y la integridad de los datos de nuestros clientes.
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- Soporte técnico especializado: el servicio de Facturación Electrónica sería inestable si no se contara con agentes de soporte que acompañen y asesoren a los contribuyentes. En GuruSoft lo conocemos bien y por ello ponemos a disposición a nuestro equipo técnico, en horarios 8×5, 24×7 o 24×5, según sea requerido.
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Escrito por: Catalina Hurtado
