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En el día a día de cualquier negocio, emitir facturas es algo totalmente normal. Sin embargo, también es común que surjan errores, devoluciones o cambios de último momento. Puede que cobres de más por equivocación, que el cliente devuelva un producto o que después acuerden un descuento adicional.
¿Y qué pasa en esos casos?
No es necesario borrar ni rehacer toda la factura. Lo que se hace es emitir un documento. Este documento es la famosa nota de crédito.
¿Y qué es una nota de crédito?
Es un comprobante que se emite para corregir o disminuir el valor de una factura que ya fue generada. Por ejemplo:
→ Te diste cuenta de que colocaste el precio incorrecto → emites una nota de crédito para ajustar.
→ Acordaste un descuento después de facturar → registras la rebaja con una nota de crédito.
En pocas palabras, la nota de crédito corrige el valor de la factura original sin eliminarla ni afectar el historial contable.
¿Cuándo se debe emitir una nota de crédito?
Las notas de crédito son herramientas muy útiles dentro del proceso de facturación. Entre sus principales funciones están:
🗸 Corregir errores en una factura ya emitida como vimos (precios, cantidades o impuestos).
🗸 Anular facturas completas si se emitieron por equivocación.
🗸 Registrar devoluciones de productos o servicios.
🗸 Aplicar descuentos o bonificaciones después de facturar.
Además, ayudan a mantener la información de ventas y cobros mucho más ordenada, lo que te da claridad contable y evita confusiones con tus clientes.
Veamos algunos ejemplos prácticos ↓
Ejemplo 1: Devolución de productos
Una empresa vende 10 unidades de un producto por $100 cada una (total $1.000). El cliente devuelve 2 unidades por defectos de fábrica. En este caso, se emite una nota de crédito por $200, reflejando la devolución y ajustando el valor total de la factura original.
Ejemplo 2: Anulación de una factura
Supongamos que se emite una factura por error, ya sea porque se registró una venta inexistente o se facturó al cliente equivocado. Para corregir esa operación, se genera una nota de crédito por el monto total de la factura original, dejando constancia de que esa venta queda anulada.
De esta forma, el registro contable se ajusta correctamente y no quedan saldos pendientes entre las partes. Lo importante es que la nota de crédito siempre esté relacionada con la factura original.
Pero, seguro te estarás preguntando, ¿qué ocurre entonces con la nota de débito? ↓
Aunque suelen confundirse, la nota de crédito y la nota de débito cumplen funciones opuestas. La nota de débito se emite para incrementar el monto facturado, generalmente cuando se olvidó incluir un cargo, un interés o un servicio adicional.
Para decirlo de manera sencilla, la nota de crédito resta dinero al total facturado, mientras que la nota de débito suma dinero al total facturado.
¿Qué debe contener una nota de crédito?
Aunque cada país o sistema puede variar un poco, en general una nota de crédito debe incluir:
🗸 El número y la fecha de emisión.
🗸 Los datos del emisor y del cliente.
🗸 El número de la factura original que se está modificando.
🗸 El motivo (devolución, descuento, error, etc.).
🗸 Los productos o servicios afectados.
Hoy en día, este proceso es mucho más sencillo gracias a la Facturación Electrónica. Con nuestro aplicativo de facturación en la nube, eDoc Pyme, puedes generar una nota de crédito en solo segundos.
Con un sistema de facturación en la nube como el nuestro, los documentos quedan guardados de forma segura, sin depender de carpetas o archivos físicos.
Pero, no te hemos dicho la mejor parte, si dispones de nuestra solución eDoc Pyme, podrás emitir tus notas de crédito en cualquiera de nuestros planes.
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En resumen, la nota de crédito es una herramienta esencial dentro del proceso de tu facturación. Sirve para corregir, ajustar o anular facturas sin perder el control contable y manteniendo la transparencia con tus clientes.
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Escrito por: Catalina Bonnet
