Recepción de documentos electrónicos

Hoy en día la facturación electrónica es un tema bien conocido a nivel de toda Latinoamérica, los primeros países en dar el paso a esta tecnología de manera obligatoria fueron Chile en primer lugar en el 2003, Argentina en el 2007 y Brasil en el 2008. Y aún en el año 2020 quedan muy pocos países que aún no han adoptado esta tendencia tecnológica, por mencionar algunos ejemplos El Salvador, Paraguay, República Dominicana y Venezuela, sin embargo, ya está más que avanzada la etapa de planeación o incluso las fechas para iniciar para muchos de estos países, lo que esto nos indica es esto será una realidad en toda la región en muy poco tiempo.

Pero la pregunta de rigor es, ¿Qué es la facturación electrónica y en qué me beneficia como empresa?

Bueno, responderemos brevemente esta respuesta, pero si deseas profundizar más puedes visitar nuestro blog en donde hablamos de manera más extendida sobre ¿Qué es la facturación electrónica? y cuáles son sus particularidades.

La facturación electrónica no es más que una comunicación entre los sistemas de las empresas que facturan con los servidores del ente de gobierno de cada país. Esta comunicación tiene un mensajero único que es el ya conocido XML, dicho archivo tiene reglas que deben ser respetadas y estas reglas cambian según el país donde se esté, entre ellas se encuentran formatos de la información, información obligatoria como detalle de la factura, impuestos, exoneraciones, correo electrónico del receptor y muchas cosas más.

Beneficios de la facturación electrónica.

Definitivamente implementar facturación electrónica trae múltiples beneficios y para dar algunos ejemplos:

  • Ahorro en el consumo de papel e insumos de oficina para la elaboración de cada documento.
  • Ahorro de tiempo y esfuerzo en la distribución de cada documento en los diferentes clientes.
  • Back up de respaldo de toda la información contable y de facturación en la nube (en el caso de contratar un tercero para gestionar la factura electrónica)
  • Reportes y nuevos servicios tales como cubos de información (BI) para utilizar la información de la facturación para el aprovechamiento de la empresa.

Como se acaba de mencionar, este tema trae múltiples beneficios a nivel de la emisión de los documentos, pero se ha puesto a pensar en cosas como:

  • ¿Qué voy a hacer con las facturas electrónicas que yo voy a recibir de mis proveedores?
  • ¿Cómo voy a almacenar esos documentos?
  • ¿Cómo puedo automatizar la carga de esa información a mi sistema?
  • ¿Puedo generar reportes de todas las facturas que recibo?
  • ¿Tengo un proceso de recepción de facturas adecuado?

Para responder todas esas consultas tenemos que analizar la contra parte de la emisión de la facturación electrónica, en este caso hablamos de la recepción de la factura electrónica.

La recepción de los documentos electrónicos

Dentro de la factura electrónica existen dos grandes ámbitos de los cuales ya hemos hablado un poco del primero (la emisión), pero, ¿Qué hay de la recepción de los documentos?

Este es un tema que casi ningún proveedor le ha prestado la atención que se merece, de hecho, ni siquiera se tiene sobre el radar lo que involucra la recepción de facturas electrónicas y ciertamente es igual de importante que la emisión de los documentos electrónicos.

El proceso de recepción de factura electrónica es el conjunto de pasos o tareas que te lleva tomar las facturas que envían los proveedores mes a mes, descargar los archivos de las mismas de la cuenta de correo y transcribir toda esa información a tu ERP. Todo este proceso ciertamente de alguna manera ya se realiza, sin embargo, con la facturación electrónica podemos automatizarlo para que simplemente al ingresar al ERP ya todas esas facturas estén cargadas listas para contabilizar o bien integrar con inventarios.

El proceso lo que hace es aprovechar el XML que se recibe en cada factura que emiten los proveedores, leer dicha información, la colocarla en los campos correspondientes dentro del ERP y con esto lograr evitar el error humano, la perdida de tiempo de los recursos al tener que hacer manualmente este proceso y la optimización de los recursos humanos utilizándolos para tareas que agreguen más valor a la empresa.

Por supuesto que toda la información que es procesada debe ser almacenada y resguardada dado a que es información tributaria de la empresa, pero la misma tecnología de facturación electrónica facilita e incluso promueve estas nuevas formas de almacenamiento de información contable.

En síntesis, la recepción de documentos electrónicos ofrece como beneficios:

  • Optimización del proceso de recepción de facturas de compra
  • Ahorro en el tiempo de los recursos humanos
  • Ahorro en almacenamiento físico de documentos contables
  • Facilidad de administración de toda la información contable
  • Utilización de la información para el beneficio de la empresa
  • Evita el error humano en procesos contables

La facturación electrónica en cualquiera que sea de sus ámbitos (emisión y recepción) tiene mucho que aportar a los países y empresas que la adopten. La pregunta es, ¿Ya estás preparando tu empresa para dar este paso?

Jorge Carvajal

Gurusoft Costa Rica

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