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En la era digital, muchas empresas y emprendedores han dado el gran salto hacia la Facturación Electrónica: un sistema que permite emitir, enviar, almacenar y gestionar facturas de forma digital, en línea y de acuerdo con la normativa vigente.
Entre las muchas ventajas de esta tecnología encontramos un punto que no ha recibido mucha atención, aunque es primordial para un buen funcionamiento, ya que puede marcar la diferencia entre un sistema que “funciona” y uno que “colapsa” cuando lo necesitas.
Y ese punto es la estabilidad del software.
¿Qué entendemos por “estabilidad”?
Se refiere a que el sistema esté disponible siempre que lo necesitemos, que los módulos internos no se caigan y continúen operando bajo alta demanda, ya que es necesario que el sistema de facturación no se “caiga” al actualizarse y pueda así adaptarse a las normativas tributarias, para garantizar que el negocio no se vea interrumpido.
Para las empresas que dependan de este tipo de software, cualquier interrupción o fallo puede traducirse en riesgos tales como: pérdida de ingresos, incumplimiento con la autoridad tributaria, sanciones, mala experiencia del cliente, etc.
Por eso vale la pena detenerse un momento y analizar qué factores determinan la estabilidad, cuáles son los riesgos, y qué buenas prácticas deberían ser tangibles para lograr aquello.
¿Por qué la estabilidad es un tema crítico en la Facturación Electrónica?
Existen muchos factores por los que la estabilidad es un tema primordial, no solo por la continuidad del negocio.
Aquí te mencionamos algunos aspectos para tener presente:
- Dependencia operativa alta: cuando una empresa digitaliza la facturación, este proceso deja de ser un simple trámite y pasa a ser parte esencial de la operación diaria. Si el software falla, el ciclo de ventas se detiene.
- Alta demanda y picos de uso: en temporada de mucho volumen (ventas masivas, lanzamientos, cambios de normativa tributaria) el software debe responder. Si no está diseñado para un uso masivo o no fue probado en situaciones extremas, podría colapsar.
- Cambios normativos frecuentes: los sistemas tributarios se actualizan constantemente, introduciendo nuevas exigencias. En España, por ejemplo, el sistema Verifactu obliga a que los programas de facturación cumplan con normas de trazabilidad y alterabilidad. Si el software no se mantiene al día, la estabilidad se ve comprometida.
- Impacto reputacional y económico: un sistema que se “cae”, que genera facturas erróneas o directamente tiene fallos al generarlas, impacta la confianza del cliente, retrasa el pago, y puede generar perdidas. Es un riesgo que muchas veces se subestima.
Y por lo mismo que se subestiman esos factores, la estabilidad suele verse como algo opcional o que quizá no importa tanto, porque el cliente “puede esperar”.
En la práctica, esto es totalmente errado (y debes tener cuidado con ello).
Factores que afectan la estabilidad de un software de Facturación Electrónica
Si hablamos de estabilidad de un software no podemos dejar de lado su arquitectura técnica, la calidad del proveedor y mantenimiento, los cumplimientos normativos actualizados, integración con otros sistemas, seguridad, respaldo y contingencia, su usabilidad y soporte para el usuario.
Aquí te explicamos cada punto:
- Arquitectura técnica y estabilidad: un sistema estable debe estar construido para soportar múltiples usuarios y transacciones simultáneas, sin degradar su desempeño. Debe tener una arquitectura escalable, para que en momentos de alta demanda no se “quede atrás”.
- Calidad del proveedor y mantenimiento: al elegir un sistema (ya sea un módulo interno o un proveedor externo) es clave que tengan historial de actualizaciones, soporte técnico, monitoreo de incidencias y buen nivel de servicio.
- Cumplimiento normativo actualizado: como mencionamos, los cambios fiscales (formatos XML, firmas digitales, envío en línea, certificaciones) implican que el software debe adaptarse, así que, si el sistema queda “desactualizado”, deja de ser estable.
- Integración con otros sistemas: muchas empresas gestionan inventarios, ventas, ERP, y si el sistema de facturación no se integra bien con otros sistemas o tiene errores en la compatibilidad, aparecerán fallas que afectarán la estabilidad global.
- Seguridad, respaldo y contingencias: la Facturación Electrónica no se trata solo emitir un PDF. Implica firmar digitalmente, conservar el registro, garantizar que no se pierdan, que haya recuperación ante fallos, que haya contingencia. Un sistema sin estas garantías puede “colapsar” ante un fallo técnico o ataque.
- Usabilidad y soporte para el usuario: Aunque no es técnico, la estabilidad también abarca la experiencia del usuario: si una interfaz es tan lenta que los usuarios abandonan, o un proceso es tan complejo que generan errores frecuentes, eso está afectando la estabilidad operativa del negocio.
Buenas prácticas para asegurar la estabilidad de tu facturación
A la hora de escoger un sistema de Facturación Electrónica es necesario tomar en cuenta algunas características como:
- Haz un análisis de volumen: estima cuántas facturas emites, en qué periodos tienes picos, para elegir un sistema que resista esos volúmenes.
- Selecciona un proveedor con soporte garantizado: verifica tiempos de respuesta, actualizaciones e historial de incidencias.
- Consulta cláusulas de continuidad y contingencia: qué pasa si el sistema se cae, cómo se gestionan copias de respaldo y planes de respuesta.
- Verifica la estabilidad del sistema: que pueda crecer contigo. Evita sistemas “básicos” que fácilmente se saturan y mejor usa otros muy estables como eDoc Pyme, siempre tienes cobertura de forma rápida, fácil y ágil.
- Haz un seguimiento: controla cualquier retraso en la emisión -o recepción- de facturas, errores frecuentes, número de facturas rechazadas por la autoridad tributario. Si ves síntomas de “inestabilidad”, actúa pronto.
Un sistema de Facturación Electrónica que nunca se cae
Si estás buscando un sistema fiable para emitir tus facturas electrónicas y asegurar la estabilidad de tu operación, eDoc Pyme te acompaña y ofrece:
- Un sistema web que puedes usar en cualquier lugar y dispositivo. Olvídate de que tienes que estar en oficina para facturar. Con eDoc Pyme lo puedes hacer desde tu celular, tablet, PC o cualquier dispositivo.
- Diseño fácil e intuitivo dirigido a emprendedores o pequeños negocios: ya sea que emitas 20 facturas al mes o un gran volumen, hay un paquete diseñado para lo que tu flujo de ventas presentes y futuras requiere
- Encuentras asesoría en todo momento, para que puedas registrarte y comiences a facturar en un 2×3.
- Un sistema totalmente estable: olvídate de “caídas de sistema”, con eDoc Pyme tu facturación siempre funciona.
La Facturación Electrónica puede parecer un simple trámite normativo o una “obligación más”, pero para muchas empresas es la columna vertebral de sus operaciones financieras diarias.
Ignorar la estabilidad de software de Facturación Electrónica, es correr el riesgo innecesario: desde pérdida de facturación, retrasos, sanciones, mala experiencias de clientes hasta una interrupción total de ventas.
Es por esto por lo que eDoc Pyme es la solución ideal para pequeños negocios.
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En media hora podremos explicarles cómo funciona la facturación del futuro y cómo cuidamos de que la estabilidad no sea un privilegio, sino el común denominador en cada una de las operaciones que realices.
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Cuando facturas mejor, tus clientes lo notan y tus bolsillos también.
Si te interesa profundizar en este tema, estamos seguros de que te encantará leer sobre por qué cuando compramos debemos pedir una factura.
Escrito por: Anna Jordan
