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Desde los primeros días de la informática hasta la era de la conectividad global, América Latina ha seguido de cerca tendencias tecnológicas mundiales y ha logrado importantes avances en su propio desarrollo. Ha participado en la economía digital y aprovecha las oportunidades que ofrece.
En la región se han impulsado importantes iniciativas tecnológicas, gracias al aumento constante de usuarios que han adoptado sistemas operativos como teléfonos móviles, computadoras, entre otros dispositivos.
La globalización ha permitido una considerable expansión a nuevos mercados, haciendo que la competencia a nivel internacional sea más dinámica.
Facturación Electrónica: la tecnología estrella
Esta juega un papel fundamental, no solo en cuanto al proceso de facturación se refiere, sino a todas las áreas a las que impacta.
El envío, recepción y almacenamiento de las facturas en la nube hacen que la gestión procesal sea más eficiente, segura y práctica.
Según un estudio presentado por Billentis, al cierre de 2023, la Facturación Electrónica tuvo a Latinoamérica como su región más avanzada, puesto que se ha extendido a cada país, en algunos de los cuales ya es obligatoria para gran parte de contribuyentes.
Un apunte importante es que no solamente las empresas grandes se han adaptado, sino que esta herramienta ha contribuido al flujo de medianas y pequeñas empresas, que han notado una mejora considerable en sus procesos.
Los trabajadores independientes también han hallado en ella a una gran aliada, puesto que les permite ser más ágiles, para escalar más rápido sus negocios.
La adopción de esta nueva modalidad digital ha llegado a países como:
- México, que se distingue por su sistema de Facturación Electrónica, también llamado Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), que funciona por archivos XML y que contiene todos los datos de facturación. Este fue introducido en 2011 y obtuvo sus últimas actualizaciones en 2022.
- Chile, que en 2003 inauguró el uso de esta tecnología, aunque no se convirtió en obligatoria hasta a mediados de 2014.
- Ecuador, que dio sus primeros pasos en 2014, pero para en 2020 impulsó la base de emisores electrónicos, debido también al auge del comercio online.
- Colombia, que se unió a mediados de 2020, anticipando la participación con una cifra de aumento por más de 400.000 usuarios, que hacen parte del sistema. Esto según reportes de la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales (DIAN).
- Argentina, en cambio, adoptó el sistema en 2007 y la hizo obligatoria en 2021, ampliando exponencialmente su alcance.
¿Cómo elegir la solución de Facturación Electrónica adecuada?
Es necesario considerar las necesidades particulares de la empresa, que varían según el volumen y la complejidad de las operaciones, y la integración con otros sistemas, como los de Planificación de Recursos Empresariales, más conocidos como ERP.
Te presentamos algunos aspectos a tener en cuenta al elegir una solución:
- Escalabilidad: considera la capacidad del proveedor y su software para adaptarse al crecimiento de tu negocio. Estos deben asegurar de que se pueda manejar un alto volumen de facturas y se integre con otros sistemas contables o de gestión.
- Métodos de uso: el software debe ser intuitivo y fácil de usar para todos los usuarios y no solo para los del área de facturación, sino para otros que reciban información de la misma. La solución requiere ofrecer una interfaz amigable y con funciones que simplifiquen el proceso de facturación.
- Soporte técnico: es necesario verificar que la empresa proveedora de la solución ofrezca un buen soporte técnico, que no solo esté atento para escuchar al cliente, sino también para atender sus necesidades. Deben contener programas o proyectos de capacitación disponibles para resolver cualquier problema o duda que pueda surgir.
- Seguridad de la información: este es uno de los aspectos clave, porque si el proveedor tiene un sistema robusto, pero posee brechas de seguridad, es un riesgo grande para el cliente. Se debe prever que el mismo tenga certificaciones ISO, que aseguren el correcto manejo de la información.
Considerando los elementos mencionados, podrás seleccionar la solución de Facturación Electrónica más apropiada para tu compañía.
Es esencial recordar que cada empresa es singular y posee requisitos propios, por lo cual es fundamental evaluar minuciosamente las alternativas disponibles y adoptar una resolución bien informada.
Cabe resaltar que para algunas regiones de Latam se solicitan algunos requisitos específicos como:
- Autentificación digital: las facturas deben contar con un proceso de autentificación digital para asegurar su legitimidad y completitud.
- Resguardo electrónico: es necesario conservar los XML –como se hacía con las facturas físicas- por el tiempo que determine la entidad tributaria.
- Acreditación de proveedores: en ciertos países, como Colombia, Panamá y Bolivia, los proveedores del software deben poseer una certificación para ofrecer este tipo de servicio.
- Transmisión: la recepción de las facturas debe realizarse electrónicamente, siguiendo los estándares y formatos específicos establecidos por la normativa de la institución fiscal gubernamental.
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Escrito por: Catalina Hurtado.
