5 tips para emitir correctamente una factura electrónica

A pesar de que pueda parecer complejo, lo cierto es que emitir facturas electrónicas es muy sencillo. Sigue leyendo para conocer cómo hacerlas sin complicaciones

Tiempo de lectura: 4 minutos 231a

La Facturación Electrónica se está convirtiendo en una metodología cada vez más común. Su emisión, de hecho, ha servido para garantizar transparencia y precisión en las transacciones comerciales de las empresas, lo cual ha sido bien recibida por las mismas.

Este sistema proporciona ventajas para los contribuyentes, como la disminución de costos de cumplimiento, costos operativos e impulso de la automatización.

Un dato importante a destacar es que la implementación de la facturación digital permite a las empresas lograr ahorros sustanciales, que oscilan entre el 60% y el 80%, en términos de gastos administrativos, según el Centro Interamericano de Administración Tributaria.

Pero la gran pregunta es: ¿qué tan complicado es emitir facturas electrónicas?

Bueno, estas y otras dudas, para quienes saben de la tecnología tal vez sean básicas, pero lo cierto es que todos, sin excepción, deben conocer lo sencillo que es.

¿Estás listo para este nuevo viaje de aprendizaje?

Porque en este preciso momento partimos.

¡Comencemos entonces!

Aquí te mostraremos 5 tips para que las emitas correctamente, sea que ya hayas iniciado en este mundo digital o estés pensando en pasarte al mismo:

1.- Verifica siempre los datos del comprador

Podría parecer uno de los consejos más básicos. De hecho, es uno de los datos más importantes que debe tener una factura, pero suele pasar que, por algún pequeño error de tipeo, se vaya algún dato por equivocación.

¿Qué es recomendable realizar?

Es necesario que las facturas contengan todos los datos que requiera el comprador, ya que de esa manera podrá devengar correctamente sus impuestos. Los datos suelen ser:

  • Nombre de la razón social.
  • Dirección y número de teléfono.
  • Número de identificación tributaria.
  • Forma de pago (contado, cheque, etc.)
 

En cada país suele variar, pero siempre es adecuado solicitar al cliente toda la información necesaria, para no incurrir en innecesarios reprocesos.

2.- Monitorea las fechas estimadas de envíos de facturas

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Al ser automatizado el proceso de Facturación Electrónica,este permite una agilidad y rapidez del envío de la factura, sin requerir algún seguimiento adicional. Pero a pesar de ello, es esencial tener un registro exacto de los correos electrónicos a donde se requiere enviar las facturas, para que las mismas sean enviadas en las fechas acordadas en las condiciones comerciales.

¿Tienes que remitir facturas todos los primeros días de cada mes?

Procura gestionarlas con tiempo, así no tendrás eventualidades.

2.- Revisa el vencimiento del certificado digital

La no validez de este certificado puede llevar a la falta de envío de facturas electrónicas, lo que podría ocasionar una detención en las ventas.

En el caso de firmas digitales, cuentan con una validez de 1, 2 o 5 años y se debe establecer un proceso de renovación al menos 2 meses antes de la fecha de vencimiento.

Procura tener una ayudamemoria que te recuerde cuándo renovarlas. Y si sabes que el proceso puede durar hasta una semana, gestiónalo con bastante anticipación.

3.- Utiliza un sistema de Facturación Electrónica de confianza

Siempre es recomendable contratar un proveedor que tenga la infraestructura tecnológica, confiabilidad, almacenamiento y comunicaciones necesarias para soportar la cantidad de documentos requeridos por el cliente.

La implementación del sistema de Facturación Electrónica debe manejar modelos de operación centralizados, así como el desarrollo, mantenimiento y evolución de los servicios internos y externos que se requieran.

En GuruSoft, por ejemplo, tenemos procesos definidos antes, durante y después de la implementación de la tecnología, para que el cliente pueda disfrutar de la misma sin complicaciones, con total estabilidad y escalabilidad de las transacciones.

Nuestra experiencia en 10 países de Latinoamérica ha permitido que nuestro software eDoc pueda perfeccionarse hasta ser un sistema plenamente robusto.

5.- Comunica a las áreas de la empresa sobre la nueva modalidad

No solo el área contable se beneficia de disponer de Facturación Electrónica, sino también la financiera, la de compras, logística, impuestos, en fin, independientemente del número de áreas, toda la organización puede aprovechar las ventajas de la misma.

Por eso es tan necesario que el departamento encargado comunique oportunamente, de manera interna, cuál será el nuevo proceso con el sistema que se adaptará, así cada uno sabrá cómo sus operaciones serán impactadas de manera positiva y cuál será el nuevo flujo de trabajo.

Más comunicación = mejor flujo de trabajo.

Los elementos de la factura son básicamente los mismos que los de la física, solo que, al ser digital, se agregan otros campos, dependiendo también de la legislación del país.

Te invitamos a identificar cuales elementos clave debe contener tu factura electrónica, ingresando aquí.

6.- Queremos apoyarte a dar el siguiente paso

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En GuruSoft conocemos el funcionamiento de la Facturación Electrónica y cómo implementarla.

Somos proveedores tecnológicos con amplia trayectoria en el rubro, trabajando con las marcas más grandes de Latinoamérica.

Tenemos la certificación ISO 27001:2013, la cual asegura el correcto manejo de la información de nuestros clientes, con los más altos estándares internacionales.

Nos integramos también a cualquier ERP, sea SAP, Dynamics, Oracle, Odoo, JD Edwards, Sage 50, Quickbooks, Aloha,  desarrollos propios, sistemas de facturación, entre otros.

Agenda de manera gratuita una reunión con nosotros en info@guru-soft.com, para que podamos mostrarte cómo pasarte al mundo digital es una buena decisión.

Escrito por Catalina Hurtado.

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