Facturación Electrónica Colombia

¿Cómo funciona la facturación electrónica en Colombia?
¿Cuál es el proceso?

Documentos Tributarios:

Resguardo de los XML por 5 años

Factura
Estándar

Factura de exportación

Factura de contingencia

Nota de Débito Electrónica

Nota de Crédito Electrónica

Alta transaccionalidad y disponibilidad de nuestros servicios.

Tenemos un esquema de alta disponibilidad y disaster recovery en nuestra cloud privada de Amazon Web Services, dando seguridad a nuestros clientes que su proceso de facturación no se verá afectada en tiempo de respuesta.

GuruSoft es un proveedor autorizado y habilitado por la DIAN.

Cumplimos con las condiciones y requisitos establecidos en el artículo 616-4 del Estatuto Tributario, habilitada por la DIAN, para prestar a los facturadores electrónicos, entre otros, los servicios de generación, transmisión, entrega y/o expedición, recepción y conservación de las facturas electrónicas de venta.

Nuestro sistema eDoc está homologado bajo la resolución número 000042 (05 de Mayo de 2020) y Anexo Técnico 1.7-2020

Últimas resoluciones:

Resolución 000012 de 2021 y Anexo técnico 1.7-2020:

Por la cual se modifican y adicionan unos artículos a la Resolución 000042 de 05 de mayo de 2020 y se establecen otras disposiciones.

Resolución 000013 de 2021:

Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.

Resolución 015 de RADIAN:

Por la cual se desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor y se expide el anexo técnico de registro de la factura electrónica de venta como título valor.

Resolución 042 de 2020:

Decreto 358 de 2020:

Nuestras Soluciones

Integración
SAP Business One

El AddOn eDoc es un complemento para SAP Business One, que extiende la funcionalidad del sistema agregando pantallas, botones y validaciones, que permiten emitir y recibir documentos electrónicos sin alterar la lógica del negocio. ¡Todo sin salir de las pantallas de SAP BUSINESS ONE!

Integración SAP R3, ECC, S/4

La integración nativa para SAP R3 te permite emitir y recibir documentos electrónicos.

Nuestra solución está compuesta por un conector que se encarga enviar la información desde el ERP hasta el servidor de eDoc alojado en la nube, el mismo se encarga de validar la veracidad de la información para posteriormente crear el XML, una vez creado se firma y se le asigna el código y lo envía a la DIAN para su validación final.

Integraciones sobre otros ERP o sistemas de facturación

Conocemos la complejidad de implementar facturación electrónica en grandes y medianas empresas en toda Latinoamérica y centro América, lo que nos ha permitido desarrollar un producto muy estable, donde la integración a su ERP es sencilla y la implementación rápida.

Integración con puntos de venta

La integración del servicio permite detectar los documentos electrónicos que llegan al ERP desde el punto de venta y posteriormente enviarlos para su respectiva autorización permitiendo la automatización del proceso de manera que el usuario no deba reenviar manualmente cada documento al ente tributario.

eDoc Pyme

Sistema integrado de facturación que cuenta con las herramientas necesarias para emitir  y recibir documentos electrónicos de una manera fácil y dinámica.

PREGUNTAS FRECUENTES

Es un documento electrónico o factura electrónica de venta, hace parte de los sistemas de facturación que soporta operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios de conformidad con lo previsto en artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que operativamente se genera a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN y que ha sido validada por la citada entidad previamente a su expedición al adquiriente.

Los documentos electrónicos son los que permiten realizar cambios, anulaciones, ajustes y/o correcciones a las facturas electrónicas, como lo son:

  • Nota crédito: anular.
  • Nota debito: Modificar, ajustar o corregir.

Las notas débito y notas crédito son documentos electrónicos que se derivan de las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que han sido previamente facturados, asociadas o no a una factura electrónica de venta.

Los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/o servicios; atendiendo el sistema de facturación que le corresponda de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Consulte si está obligado a facturar.

https://www.dian.gov.co/impuestos/sociedades/Paginas/obligadosfacturar.aspx

Es una herramienta digital que sirve para firmar documentos electrónicos la cual garantiza autenticidad, integridad y no repudio o rechazo de la factura electrónica de venta.

De acuerdo al artículo 652 del Estatuto Tributario, si expide la factura sin los requisitos exigidos por la DIAN incurrirán en una sanción del (1%) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de 950 UVT. Cuando hay reincidencia se dará aplicación al artículo 657 el cual indica, que la DIAN podrá imponer la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio y, en general, del sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio, mediante la imposición de sellos oficiales que contendrán la leyenda “CERRADO POR LA DIAN”.

Cuentan con un plazo de dos (2) meses, a partir de la fecha en que se adquiera la obligación como sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente.

Cuando el facturador no pueda expedir la factura electrónica por inconvenientes tecnológicos, puede facturar a través de las facturas de contingencia, cuya numeración previamente debe haberse solicitado a la DIAN.

Los inconvenientes tecnológicos por parte del facturador electrónico implican que la facturación electrónica tenga las siguientes características:

  • Expedir factura de venta de talonario o de papel.
  • El facturador electrónico deberá generar una carta declarando el inconveniente tecnológico o superación del misma, la cual debe ir firmada por el representante legal de la compañía y remitirla al correo electrónico contingencia.facturadorvp@dian.gov.co con lo siguiente:
    •  Asunto: NIT de la empresa con código de verificación; Nombre de la empresa.
    • Adjunto: PDF de la carta donde se declaren en contingencia con la firma del representante legal.
    • Cuerpo del correo: Datos de contacto (Nombres, teléfono/Celular de contacto).

 

Nota: Este correo únicamente será para la recepción de correos de los facturadores electrónicos para informar la contingencia o superación de los inconvenientes tecnológicos.

Adicionalmente, si quieren entregar estas constancias por escrito lo pueden realizar a través de radicados, el cual deberá remitirse a la DIAN – nivel central – factura electrónica.

 

  • El facturador enviará dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente el documento electrónico de transmisión.
  • Una vez el facturador electrónico superé el inconveniente tecnológico deberá proceder al proceso de generación normal.

La facturación electrónica en la nube significa que no tenemos necesidad de descargar ningún programa en el computador ya funciona con internet a través de nuestro canal web service, ingresando por un navegador web por medio de computador o dispositivo móvil.

Paso a paso

  • Ingrese a https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefLoginOld.faces con sus datos
  • Seleccione numeración de facturación
  • Nuevamente seleccione numeración de facturación
    • Seleccione Solicitar numeración de facturación
  • Seleccione Aceptar (Rut actualizado)
  • Seleccione Ingresar
  • Seleccione autorizar rangos
  • Ingrese prefijo: letras (en dado caso de que lo vea necesario o maneje varias sucursales)
  • Indique tipo de facturación: facturación electrónica de venta
  • Seleccione sucursal: aparece la indicada a la DIAN (en algunos casos no aparece)
  • Indique Rango de facturación.
    • desde: 1
    • Hasta: 1.000 (el rango que vea necesario)
  • Seleccione agregar
  • Seleccione borrador
    • Aceptar
  • Seleccione definitivo
    • Aparece un recuadro la cual debe solicitar una clave dinámica la cual llegara al correo suministrado en la DIAN
    • Luego debe colocar la clave de su firma electrónica de la DIAN
    • Seleccione firmar (este proceso se debe realizar 2 veces ya que esta resolución debe ser firmada 2 veces)

GURUSOFT EN LATAM

Tenemos presencia operativa en 9 países en América Latina.